Privacyverklaring

In onderstaande privacyverklaring lees je onder andere welke informatie wij verzamelen, voor welke doeleinden en voor hoe lang deze informatie wordt bewaard.

Privacyverklaring

Twence B.V. zet zich in voor een duurzame samenleving. Dat doen we met slimme oplossingen voor duurzaamheid en energie, maar ook met onze dienstverlening. Daar hebben wij in sommige gevallen meer informatie voor nodig. In deze privacyverklaring lees je onder andere welke informatie wij verzamelen, voor welke doeleinden en voor hoe lang deze informatie wordt bewaard. Immers, wij vinden het belangrijk dat wij je op een transparante wijze informeren over onze omgang met jouw persoonlijke gegevens.


Over ons
Twence B.V., gevestigd aan Boldershoekweg 51, 7554 RT Hengelo, is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Als je een vraag hebt of wilt reageren op de privacyverklaring, neem dan contact op met Twence B.V. via:

Post:
Twence B.V.
Postbus 870
7550 AW Hengelo
t.a.v. Privacy

Telefoon: +31 (0)74 240 44 44
E-mail: privacy@twence.nl


Persoonsgegevens en verwerken
De wetgeving in het kader van de omgang met jouw persoonlijke gegevens maakt onder andere gebruik van de termen persoonsgegevens en verwerken. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect te herleiden zijn tot een persoon. Hierbij kun je denken aan je naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres, maar ook je IP-adres of klantnummer. Alles wat met deze gegevens wordt gedaan, wordt verwerken genoemd. Denk bijvoorbeeld aan het verzamelen, opslaan, inzien, wijzigen en verwijderen van de persoonsgegevens.


Van wie verwerkt Twence persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van personen met wie wij direct of indirect in aanraking komen. Hierbij kun je denken aan:

  • Bestaande of potentiële klanten en hun vertegenwoordigers;
  • Personen die aan een bedrijf zijn verbonden waar wij een zakelijke relatie mee hebben;
  • Omwonenden en sleutelfiguren die deelnemen aan een Twence georganiseerde (klankbord)groep;
  • Bezoekers van onze website;
  • Bezoekers van onze locatie(s).


Wanneer verzamelt Twence persoonsgegevens?

  • Als je gebruik wilt maken van onze diensten.
  • Als je ons op locatie(s) bezoekt of deelneemt aan een rondleiding.
  • Als je een vraag of klacht hebt en contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website.
  • Als je onze website bezoekt, dan plaatsen wij cookies op het apparaat waarmee je ons hebt bezocht. Dit kan je smartphone, tablet of desktop zijn. Meer informatie over de cookies kun je vinden in onze cookiepolicy.
  • Als je contact opneemt met onze klanten- en/of klachtenservice, dan kunnen er persoonsgegevens genoteerd worden in het kader van de dienstverlening.
  • Als je op de hoogte gehouden wilt worden van actuele ontwikkelingen omtrent Twence en/of deelneemt aan onze (klankbord)groepen.
  • Als je ons op locatie bezoekt en gebruik wilt maken van onze wifi dan vragen wij je om akkoord te gaan met onze gedragsnormen, waarna je toegang krijgt tot ons wifinetwerk.


Welke persoonsgegevens verzamelt Twence?
De persoonsgegevens die wij van je verzamelen is afhankelijk van de wijze waarop je in contact met ons komt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij van je kunnen verwerken:

  • Voor- en achternaam;
  • Adresgegevens;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Financiële gegevens (facturatie dienstverlening);
  • Beeldmateriaal (cameratoezicht op locaties);
  • Kenteken (cameratoezicht op locaties);
  • MAC- en IP-adres;
  • Locatiegegevens;
  • Cookies;
  • Internetbrowser en apparaattype.


Persoonsgegevens van minderjarigen

  • Rondleiding
  • Het is mogelijk dat je minderjarige kind deelneemt aan een rondleiding van Twence. Voorafgaand aan de excursie ontvangt Twence de namen van de deelnemers, om in geval van een incident (veiligheidsredenen) deze over te dragen aan de hulpverleners. Deze gegevens worden na de deelname aan de rondleiding onherroepelijk gewist. Ook is het mogelijk dat de deelnemers van een rondleiding herkenbaar te zien zijn op beveiligingscamera’s die zich op het terrein bevinden.
  • Websitebezoek
  • Wij verzamelen behoudens de gegevens ten behoeve van de rondleiding, niet zonder de toestemming van een ouder of voogd de persoonsgegevens van minderjarigen. Het kan echter voorkomen dat wij onbedoeld, bijvoorbeeld via een bezoek aan onze website door je minderjarige kind, persoonsgegevens hebben verzameld. Immers kunnen wij bij een bezoek aan onze website niet de leeftijd van de bezoeker controleren. Om te voorkomen dat de persoonsgegevens van je minderjarige kind onbedoeld door ons wordt verzameld, raden wij je aan om betrokken te zijn bij de online-activiteiten van je kind(eren).


Doeleinden voor de verwerking

  • Om een zakelijke relatie met je aan te gaan en deze te onderhouden.
    Als je klant wilt worden van Twence, dan hebben wij in het kader van de dienstverlening je persoonsgegevens nodig. Op deze manier kunnen wij contact met je onderhouden, je identiteit vaststellen en controleren, en (indien je dat wenst) de betaling voor de dienstverlening op een juiste manier met je afhandelen. Zolang je klant bij ons bent, worden je persoonsgegevens verwerkt. Dit is nodig om de overeenkomst met jou uit te kunnen voeren en je eventueel te ondersteunen door advies op maat te bieden. Deze gegevens worden zorgvuldig in ons systeem bewaard met passende beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van je persoonsgegevens te waarborgen.
  • Afhandelen van een vraag, verzoek of klacht.
    Je kunt op verschillende manieren in contact komen met Twence. Wanneer je contact opneemt, worden je persoonsgegevens slechts verwerkt om je vraag, verzoek of klacht in behandeling te nemen. Hierna worden je persoonsgegevens onherroepelijk gewist.
  • Om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen.
    Twence moet voldoen aan verschillende wetten en regelgeving. In het kader van deze wet- en regelgeving moeten wij bepaalde persoonsgegevens registreren en in sommige gevallen ook doorgeven aan de overheid. Een voorbeeld hiervan is de fiscale bewaarplicht van financiële gegevens.
  • Om de veiligheid van de bezoekers, van Twence en haar medewerkers te beschermen.
    Op onze locaties bevinden zich beveiligingscamera’s. Het gebruik van camera’s wordt door borden aangegeven. Het gebruik van deze camera’s is van belang om je veiligheid, maar ook van die van onze medewerkers en de bescherming van onze eigendommen, te waarborgen. Daarnaast wordt elke bezoeker bij binnenkomst bij de receptie aangemeld en afgemeld bij vertrek. Deze aanwezigheidsregistratie is puur om je veiligheid te waarborgen tijdens je bezoek.
  • Om gebruik te maken van ons wifinetwerk.
    Tijdens een bezoek aan een van onze locaties is het mogelijk dat je gebruikmaakt van ons wifinetwerk. Jouw gegevens zoals je MAC- en IP-adres worden bij de aanmelding en gebruik van het wifinetwerk geregistreerd.
  • Ontwikkelingen delen met en belangen in kaart brengen van derden.
    Als organisatie willen wij graag de omwonenden en geïnteresseerden betrekken en op de hoogte houden van actuele ontwikkelingen bij Twence. Dat doen we door de betrokkenen te voorzien van de opgevraagde informatie en door de betrokkene eventueel te betrekken bij (klankbord)groepen.
  • Om de website van Twence goed te laten werken en informatie (doelgroepgericht) af te stemmen op je behoeften.
    Twence maakt gebruik van cookies om de site goed te laten werken, om te analyseren waar en wanneer er fouten op de website ontstaan, en (doelgroepgerichte) informatie af te stemmen op je behoeften.


Welke grondslagen rechtvaardigen het gebruik van je persoonsgegevens?
Wij gebruiken je persoonsgegevens op basis van de volgende rechtvaardigingsgronden:

  • Om uitvoering te geven aan een overeenkomst;
  • Om aan een wettelijke plicht te voldoen;
  • Als u toestemming hebt gegeven. Let op! Je kunt, ongeacht de termijn waarbinnen je toestemming geldig is, je toestemming te allen tijde intrekken. Mocht je jouw toestemming intrekken, dan zal de intrekking gaan gelden vanaf het moment van intrekking. Dit betekent concreet dat je toestemming geen terugwerkende kracht heeft;
  • Om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen. In zo’n geval wegen wij je belangen af tegen de belangen van Twence. Alleen als wij vinden dat onze gerechtvaardigde belangen opwegen tegen jouw privacybelang(en) zullen wij je persoonsgegevens verwerken.


Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. In ons verwerkingsregister vind je een overzicht van de verwerkingen en de bewaartermijnen.


Delen met derden
Wij verkopen je persoonsgegevens niet aan derden en verstrekken deze gegevens slechts aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Als wij bedrijven inschakelen die je gegevens in onze opdracht verwerken, dan sluiten wij altijd een verwerkersovereenkomst af om de veiligheid van je persoonsgegevens te waarborgen.


Bescherming van je persoonsgegevens
Als organisatie dragen wij zorg voor een zorgvuldige omgang met je persoonsgegevens en beveiligen wij je gegevens door passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen te treffen. Deze maatregelen zien erop toe dat je gegevens afdoende zijn beveiligd tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Mocht je de indruk hebben dat wij je gegevens onvoldoende beveiligen of wil je informatie over de specifieke maatregelen die wij hebben getroffen, dan kun je contact met ons opnemen via privacy@twence.nl.


Jouw rechten
Op het moment dat wij je persoonsgegevens verwerken, biedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Uitvoeringsbesluit) je een aantal rechten. Hieronder worden je rechten en de procedure beschreven hoe je jouw rechten kunt gebruiken.

Voor het inroepen van alle rechten geldt dat de privacyfunctionaris contact met je opneemt om je identiteit vast te stellen. Hiervoor zal de privacyfunctionaris drie persoonlijke gegevens opvragen die bij ons reeds bekend zijn en waarvan slechts de eigenaar van de persoonsgegevens deze kan beantwoorden. Ook is het mogelijk dat de privacyfunctionaris je kan vragen om een kopie van je identiteitsbewijs. Mocht dit het geval zijn dan kun je hiervoor de KopieID-applicatie van de rijksoverheid gebruiken. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy.

Recht op inzage
Je hebt het recht om bij ons op te vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken. Wij streven ernaar om je verzoek op inzage zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, in behandeling te nemen.

Recht op wijziging en verwijdering
Als je gegevens niet kloppen of onvolledig zijn, dan is het mogelijk dat je ons verzoekt om je gegevens te wijzigen of aan te vullen. Ook kun je een verzoek indienen om je persoonsgegevens te verwijderen. Wij streven ernaar om je verzoek zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, in behandeling te nemen. Houd rekening met de mogelijkheid dat wij soms niet al je gegevens kunnen verwijderen, omdat wij gebonden zijn aan de wet, zoals de fiscale bewaarplicht.

Recht op beperking
Het is mogelijk dat je verzoekt dat wij je gegevens tijdelijk niet meer verwerken in afwachting van een ander verzoek, zoals je verzoek tot wijziging. Binnen een periode van maximaal vier weken na het indienen van een verzoek krijg je inhoudelijk een reactie.

Recht op dataportabiliteit
De wet biedt de mogelijkheid dat je ook een verzoek kunt indienen om je gegevens in een machineleesbare vorm overgedragen te krijgen. Als je een dergelijk verzoek indient, zullen wij ernaar streven om het verzoek binnen een periode van vier weken in behandeling te nemen.

Recht op bezwaar
Je hebt het recht om bezwaar te maken op een verwerking wanneer wij de verwerking baseren op een gerechtvaardigd belang. Wij zullen je bezwaar uiterlijk binnen een maand inhoudelijk in behandeling nemen. Hierbij wordt de belangenafweging opnieuw uitgevoerd, waarbij je zienswijze wordt meegenomen in de belangenafweging.


Vragen en inlichtingen
Heb je vragen over deze privacyverklaring of wil je meer informatie ontvangen over de wijze waarop wij omgaan met je persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via privacy@twence.nl.


Klachten
Ondanks dat wij zoveel mogelijk rekening houden met jou en je belangen is het mogelijk dat je het niet eens bent over onze omgang met je persoonsgegevens. Mocht dit het geval zijn, dan zouden wij graag met je in gesprek willen gaan om samen tot een oplossing te komen. Je kunt op verschillende manieren met ons in contact komen, zie hiervoor onder contact.

Je hebt daarnaast ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.


Wijzigingen in de privacyverklaring
Het is mogelijk dat wij deze privacyverklaring aanpassen. Dat doen wij als er een aanpassing plaatsvindt in de verwerking van de persoonsgegevens, de wet wijzigt of ons beleid wijzigt. Voor de meest recente privacyverklaring raden wij je aan om onze privacyverklaring op de website te raadplegen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst herzien op 25 juni 2021.